KI-Agenten für Gründer, damit Admin nicht den Tag führt
Du willst bauen und verkaufen, aber Postfach, Dokumente und Übergaben ziehen dich raus. Wir bauen Agenten, die vorbereiten, sortieren und stoppen, wenn Verantwortung oder Freigabe nötig ist.
- Zugriff klar begrenzt
- Freigaben sauber geregelt
- Logs für den Betrieb sichtbar
Für wen das passt
Wenn du gründest oder gerade skalierst und das Tagesgeschäft dich mit Postfach, Dateien und manuellen Übergaben ausbremst, ist das hier der schnellste Startpunkt.
Für wen
- Gründer, die ohne neue Mitarbeitende mehr Output schaffen müssen
- Gründer, die Organisation, Ablage und Übergaben stabil brauchen
- Startups und Studios mit Angeboten, Rechnungen und Projekt Ablage
- Gründer, die einen internen Assistenten aus eigenem Wissen nutzen wollen
Worauf wir achten
- Der erste Ablauf bleibt klein, klar und schnell nutzbar
- Datenquellen, Freigaben und Betrieb haben feste Verantwortliche
- Ad-hoc-Arbeit wird zuerst sortiert, bevor ein Agent sie übernimmt
Ziel ist nicht mehr Tools, sondern weniger Handarbeit durch klare Übergaben.
Gründen ohne Daten-Chaos
Wenn Admin Aufgaben laufen, gewinnst du spürbar Kapazität für Kunden, Produkt und Umsatz.
Angebote und Rechnungen ohne Ping Pong
Dokumente werden automatisch erstellt, abgelegt und mit dem Kundenkontext verknüpft.
Ablage, die im Hintergrund läuft
Anhänge aus E Mails und Chats werden sauber benannt und im richtigen Ordner abgelegt.
Übergaben mit Kontext
Aufgaben entstehen automatisch, inklusive nächstem Schritt und klarer Verantwortung.
3 Use Cases für Gründer
Pragmatische Agenten-Workflows, die Aufgaben vorbereiten und Freigaben sichtbar halten.
Angebote, Rechnungen und Belege automatisieren
Dokumente werden aus dem richtigen Kontext erstellt, sauber abgelegt und für die Buchhaltung vorbereitet, damit der Monatsabschluss nicht jedes Mal ein kleines Drama wird.
Ergebnis: Weniger Admin Zeit, mehr Fokus auf Umsatz.
So zeigt sich die Verbesserung im Alltag.
Wissen und Dokumente zentral verfügbar machen
Dateien werden automatisch benannt, sortiert und auffindbar. Auf Wunsch entsteht ein interner Assistent, der Antworten aus deinen eigenen Dokumenten liefert.
Ergebnis: Weniger Suchen, schnellere Entscheidungen.
So zeigt sich die Verbesserung im Alltag.
Inbox und Kundenanfragen auf Autopilot
E Mails werden priorisiert, zu Aufgaben umgewandelt und mit dem nächsten Schritt versehen. Follow ups laufen zuverlässig, ohne dass du hinterherlaufen musst.
Ergebnis: Klare Übergaben, weniger operatives Chaos.
So zeigt sich die Verbesserung im Alltag.
Sicherheit und Daten
E Mail, Dokumente und Buchhaltungsdaten sind sensibel. Deshalb sind Zugriff, Speicherung und Übergaben von Anfang an sauber geregelt.
Zugriffsrechte
Rollen und Freigaben sorgen dafür, dass nur die richtigen Personen auf Daten zugreifen.
EU Hosting und AVV
Hosting in der EU ist möglich, inklusive AVV und klarer Regelung der Auftragsverarbeitung.
Protokolle & Ausnahmen
Übergaben werden nachvollziehbar dokumentiert, Sonderfälle laufen über klare Freigaben.
Ablauf für Automatisierung bei Gründern
Strukturiert starten, schnell Wirkung sehen, sauber skalieren.
Schritt 1 · 3 bis 5 Tage
Startpunkt mit schnellem ROI
Schritt 1 · 3 bis 5 Tage
Startpunkt mit schnellem ROI
Wir finden den Prozess, der dich im Alltag am meisten blockiert, und definieren den schnellsten Weg zu spürbarer Entlastung.
- Kurzer Ablauf-Workshop
- Definition der wichtigsten Backoffice-Prozesse
- Festlegung von Erfolgskriterien
Ergebnis:
Ein klarer Startpunkt mit messbarem Effekt im Alltag.
Schritt 2 · 2 bis 4 Wochen
Agenten und Automationen live bringen
Schritt 2 · 2 bis 4 Wochen
Agenten und Automationen live bringen
Wir verbinden deine Tools und setzen die ersten Automationen um, inklusive Regeln für Freigaben, Ausnahmen und saubere Übergaben.
- Automatische Ablage und Benennung
- Regeln für Ausnahmen und Freigaben
- Tests mit realen Fällen
Ergebnis:
Routine läuft stabil, du gewinnst Zeit und Klarheit zurück.
Schritt 3 · 2 bis 6 Wochen Begleitung
Skalieren ohne neue Mitarbeiter
Schritt 3 · 2 bis 6 Wochen Begleitung
Skalieren ohne neue Mitarbeiter
Nach dem Go live erweitern wir schrittweise weitere Abläufe, damit dein Setup mitwächst, ohne dass du ständig neue Leute brauchst.
- Feinschliff basierend auf Feedback
- Erweiterung auf weitere Abläufe
- Optionaler Support für laufende Begleitung
Ergebnis:
Weniger Admin Stress, mehr Fokus auf Wachstum.
Lass uns deine Arbeitstage spürbar entlasten
Wir klären den besten Startpunkt, bauen den ersten Ablauf kontrollierbar und halten Datenwege, Freigaben und Wirkung sichtbar.
Welche Aufgaben lohnen sich für Gründer als erstes?
Welche Aufgaben lohnen sich für Gründer als erstes?
Alles, was jede Woche wiederkommt: Angebote, Rechnungen, Belegablage, Postfach Triage, Follow ups, Status Updates und Übergaben zwischen Tools. Wir starten dort, wo du sofort Zeit zurückgewinnst.
Was ist der Unterschied zwischen Automatisierung und KI Agenten?
Was ist der Unterschied zwischen Automatisierung und KI Agenten?
Automatisierung folgt festen Regeln. KI Agenten können zusätzlich Kontext verstehen, Schritte vorschlagen und Aufgaben über mehrere Tools hinweg ausführen, immer innerhalb klarer Grenzen und mit Freigaben, wo es sinnvoll ist.
Funktioniert das mit unserem bestehenden Tool Stack?
Funktioniert das mit unserem bestehenden Tool Stack?
In den meisten Fällen ja. Wir verbinden E Mail, Drive oder OneDrive, Buchhaltung, CRM und Projekttools über sichere Schnittstellen und bauen nur das, was wirklich genutzt wird.
Wie schnell ist der erste Prozess produktiv?
Wie schnell ist der erste Prozess produktiv?
Typisch sind 2 bis 4 Wochen bis der erste Ablauf stabil läuft. Danach lässt sich das Setup schnell erweitern.
Wie bleibt das kontrollierbar und sicher?
Wie bleibt das kontrollierbar und sicher?
Wir arbeiten mit klaren Rollen, Rechten, Logs und Freigaben. Ausnahmen werden markiert statt blind ausgeführt. Du behältst jederzeit die Kontrolle über Daten und Auslöser.
Was kostet das und wie läuft der Start?
Was kostet das und wie läuft der Start?
Du bekommst vorab einen klaren Plan mit Dauer, Startpreis und Erfolgskriterien. Dann bauen wir den Ablauf, testen mit echten Fällen und führen ihn sauber ein.