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KI Automatisierung für Selbstständige, mehr Output ohne neue Mitarbeiter

Du willst Zeit sparen als Selbstständiger, aber Postfach und Backoffice fressen den Tag. Ich setze dir KI Assistenten und KI Agenten auf, die E Mail Workflows automatisieren, Follow ups erinnern und Angebote, Rechnungen und Ablage sauber erledigen.

Termin vereinbaren Beispiele ansehen

Wir prüfen gemeinsam, welche Lösung in deinem Unternehmen am schnellsten Wirkung zeigt.

Für wen das passt

Wenn dir Aufgaben wie Postfach, Follow-ups, Ablage und Übergaben regelmäßig Zeit klauen, ist das hier der schnellste Weg zu spürbar mehr Kapazität.

Für wen

Selbstständige und kleine Setups

  • Wenn dein Postfach dich ständig unterbricht und du schneller antworten willst
  • Wenn Follow ups, Termine und Nachfassen dir Kopfzeit klauen
  • Wenn Angebote, Rechnungen und Belege noch zu viel Handarbeit sind
  • Wenn du Übergaben zwischen Tools automatisieren willst, ohne Chaos

Wann es nicht passt

Wenn du nur ein Tool suchst

  • Wenn du ein neues Tool willst, aber keine Abläufe festlegen möchtest
  • Wenn du nur ein Experiment ohne klare Verantwortung und Pflege planst
  • Wenn du maximale Automatisierung willst, aber nichts freigeben möchtest
  • Wenn dein Setup jede Woche komplett anders läuft und nichts standardisierbar ist

Ziel ist nicht mehr Tools, sondern weniger Handarbeit, damit du mehr Zeit für Kunden und Umsatz hast.

Mehr Fokus, weniger Admin

Für Selbstständige zählt jede Stunde. Wenn du Routineaufgaben automatisieren willst, ist das der schnellste Weg, um Zeit zu sparen als Selbstständiger, ohne dein System neu zu erfinden.

Klarer Tagesabschluss

Anfragen werden sortiert, als Aufgaben abgelegt und gehen nicht mehr im Postfach unter.

Weniger Kontextwechsel

Übergaben zwischen Tools laufen automatisch, E-Mail zu Aufgabe, Aufgabe zu Projekt, Projekt zu Ablage, ohne Copy-Paste.

Mehr planbare Kapazität

Du gewinnst planbare Kapazität zurück, weil Routinearbeit nicht mehr ständig dazwischen funkt.

3 Use Cases für Selbstständige

Beispiele für Postfach, E Mail Workflows und Backoffice, die sofort im Alltag spürbar sind.

Email Icon

Postfach und E Mail Workflows automatisieren

Anfragen werden automatisch sortiert, markiert und als nächste Schritte vorbereitet. Du prüfst kurz und gibst frei, statt alles manuell zu sortieren.

Ergebnis: Weniger Reaktionsdruck, schnellere Antworten.

So zeigt sich die Verbesserung im Alltag.

Link Icon

Lead-Follow-up, das wirklich läuft

Angebote, Nachfassen und Terminabstimmungen laufen automatisch, ohne dass du an jede Erinnerung denken musst.

Ergebnis: Mehr Abschlüsse ohne mehr Aufwand.

So zeigt sich die Verbesserung im Alltag.

Document Icon

Dokumente und Rechnungen automatisieren

Rechnungen, Angebote und Belege werden ausgelesen, korrekt abgelegt und sauber an dein System übergeben.

Ergebnis: Weniger Admin, sauberer Monatsabschluss.

So zeigt sich die Verbesserung im Alltag.

Sicherheit und Daten

Du behältst die Kontrolle. Wir automatisieren nur das, was du freigibst, und bauen den Ablauf so, dass er im Alltag stabil und nachvollziehbar bleibt.

Was wir absichern

  • Minimale Datenweitergabe: nur die Felder, die für den Ablauf nötig sind
  • Klare Rollen und Rechte: wer darf sehen, wer darf auslösen, wer darf freigeben
  • Nachvollziehbarkeit: Logs, Status und klare Übergaben statt Blackbox
  • Ausnahmen: wenn etwas unklar ist, wird es markiert statt blind ausgeführt

Typische Setup Optionen

  • EU Hosting und Zugriffsschutz je nach Tool Stack
  • Auf Wunsch AV Vertrag bei passenden Komponenten
  • Keine Nutzung deiner Inhalte zum Training öffentlich verfügbarer Modelle
  • Saubere Trennung: Test, Live, und klare Zuständigkeiten

Ergebnis: weniger Risiko, weniger Chaos, und eine Automatisierung, die du verstehst.

Unser Ablauf: Wir bringen schnelle Entlastung

Drei Schritte, damit du ohne Technikstress spürbar Zeit zurückgewinnst.

Schritt 1 · 2 bis 4 Tage

Engpass identifizieren

Wir schauen, wo du als Selbstständiger täglich am meisten Zeit verlierst und definieren den besten Startpunkt.

  • 15 Minuten Intake zu deinem Alltag
  • Klarer Startpunkt mit messbarem Ziel
  • Abstimmung der Tools und Datenquellen

Ergebnis:

Du hast einen klaren Plan, was zuerst automatisiert wird.

Schritt 2 · 1 bis 3 Wochen

Automatisierung aufsetzen

Wir bauen den Ablauf, verbinden deine Tools und testen mit echten Fällen aus deinem Alltag.

  • Automatisierung mit Regeln
  • KI versteht Kontext und macht Vorschläge
  • Tests mit echten Anfragen und Dokumenten
  • Feinschliff für Sonderfälle

Ergebnis:

Der Prozess läuft und nimmt dir Routinearbeit ab.

Schritt 3 · 2 Wochen Begleitung

Einführen und stabilisieren

Du bekommst eine kurze Einweisung und wir sorgen dafür, dass es stabil im Alltag läuft.

  • Kurze Übergabe ohne Fachchinesisch
  • Feintuning anhand der ersten Ergebnisse
  • Optionaler Support für Anpassungen

Ergebnis:

Stabile Automatisierung, die du jederzeit verstehst und steuerst.

Lass uns deinen Alltag messbar entlasten

In 30 Minuten finden wir den besten Startpunkt für deine Automatisierung. Klar, verständlich und ohne Technikstress.

Unverbindlich • Antwort innerhalb von 24 Stunden

Kontaktinformationen
30 min Potenzialgespräch (Calendly)

Mit dem Absenden stimmst du unserer Datenschutzerklärung zu.

FAQ für Selbstständige

Kurz beantwortet, damit du schnell entscheiden kannst, ob es passt.

Was kann ich als Selbstständiger sinnvoll automatisieren?

Alles, was jede Woche wiederkommt: Postfach und E Mail Workflows, Follow ups, Angebots und Rechnungsprozesse, Terminabstimmung, Dokumentenablage und Übergaben zwischen Tools. Wir starten dort, wo du heute am meisten Zeit verlierst.

Welche Tools lassen sich verbinden?

Workflows folgen klaren Regeln. KI Agenten verstehen zusätzlich den Kontext, machen Vorschläge und bereiten Aufgaben über mehrere Tools hinweg vor, immer innerhalb fester Grenzen und mit Freigaben, wenn es sinnvoll ist.

Wie schnell sehe ich erste Entlastung?

Oft innerhalb der ersten 2-4 Wochen. Du bekommst früh einen funktionierenden Ablauf und wir optimieren danach schrittweise.

Wie läuft die Umsetzung ab?

Erst definieren wir den Startpunkt, dann bauen wir den Ablauf, testen mit echten Fällen und führen ihn gemeinsam ein. Du bekommst eine kurze, verständliche Übergabe.

Wie bleibt das DSGVO-konform?

Wir beschränken Datenzugriffe, setzen klare Rollenrechte und können EU-Hosting sowie AVV bereitstellen. Du behältst die Kontrolle, welche Daten verarbeitet werden.

Muss ich technisches Know-how mitbringen?

Nein. Du lieferst nur Kontext und Beispiele, wir übernehmen den Rest. Am Ende verstehst du den Ablauf und kannst ihn selbst steuern.